3. tugas dan tanggung jawab personil administrasi

 3. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Administrasi

Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil administrasi akan sangat tergantung pada jenis dan besarnya suatu organisasi / kantor tersebut. Pada suatu organisasi / kantor yang kecil, bisa saja seluruh pekerjaan administrasi dilakukan oleh seorang sekretaris, baik untuk membuat surat keluar, mengetik, maupun mengurus laporan keuangan.

    Sebaliknya pada organisasi / kantor yang relatif besar, biasanya pekerjaan pada kantor tersebut dibagi-bagi menjadi beberapa unit tersendiri dengan personil masing-masing yang memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda. Secara umum ada beberapa tugas dan tanggung jawab personil administrasi , yaitu sebagai berikut.

1. Kepala kantor / pimpinan kantor / direktur kantor, bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja dan perlengkapan kerja kantor sesuai kebutuhan.

2. Administrator atau bagian administrasi / tata usaha, bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan surat masuk serta urusan kearsipan dan kepegawaian pada umumnya.

3. Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk.

4. Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar.

5. Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor, juga melayani telepon masuk dan telepon keluar. Personil kantor yang terampil adalah personil yang dapat bekerja sesuai dengan standar / ukuran-ukuran yang telah ditentukan, artinya personil tersebut dapat bekerja sesuai dengan mutu, jumlah dan waktu yang telah ditetapkan.

        Dengan demikian apabila karyawan atau personil tersebut dapat bekerja melebihi standar yang telah ditetapkan, berarti dia adalah personil yang amat terampil, sebaliknya apabila personil tersebut bekerja tidak dapat memenuhi standar yang telah ditetapkan, berarti dia adalah personil yang kurang terampil atau belum terampil

A. Pilihan Ganda

Berilah tanda silang (X) pada salah satu jawaban yang paling tepat a, b, c, d, atau  e.

1.  Dibawah  ini  yang  tidak  termasuk  syarat kepribadian  personal kantor, yaitu…

     a.  Loyal

     b.  Tekun

     c.  Rapih

     d.  Jujur

     e.  Mampu mengetik 10 jari

2.  Berikut  ini  merupakan  tugas  dan  tanggungjawab  middle  manager, kecuali…

     a.  Melakukan tugas dan pembagian tugas kepada tingkat/jabatan yang paling bawah

     b.  Menentukan prosedur khusus bagi tiap-tiap tugas

     c.  Menentukan batas waktu bagi pelaksaan pekerjaan

     d.  Memimpin pelaksanaan kerja

     e.  Menentukan alat-alat pengawasan yang sesuai

3.  Diantara tugas-tugas dibawah ini yang merupakan tugas dari lower manager adalah…

     a.  Memelihara dan mengembangkan organisasi secara tepat

     b.  Memberikan petunjuk dan bimbingan kepada bawahan

     c.  Melaksanakan  pengawasan,  menyerahkan  tanggungjawab,  dan kekuasaan kepada bawahan

     d.  Menempatkan orang yang cakap dalam kedudukan tertentu dengan memberikan upah yang

          layak sesuai dengan hasil kerja yang dicapai;

     e.  Memelihara dan mengembangkan sistem manajemen yang tepat

4.  Usaha atau proses penyelidikan atau analisis secara mendalam mengenai tugas, kewajiban dan

     tanggungjawab dari suatu jabatan atau pekerjaan, disebut..

     a.  Seleksi

     b.  Rekruitmen

     c.  Analisis jabatan

     d.  Orientasi

     e.  Tes

5.  Dibawah ini yang bukan merupakan keunggulan dari rekruitmen yang menggunakan sumber

     internal adalah…

     a.  Meningkatkan kinerja dan kedisplinan karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi

     b.  Loyalitas karyawan menjadi besar/tinggi terhadap perusahaan

     c.  Memungkinkan munculnya ide-ide baru

     d.  Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya untuk iklan

     e.  Waktu perekrutan relatif singkat.

.

Jawablah pertanyaan-pertanyaan dibawah ini dengan tepat!

1. Jelaskan yang dimaksud dengan personil kantor?
2. Uraikan jenis personil kantor dilihat dari segi fungsi!
3. Jelaskan syarat kepribadian yang harus dimiliki oleh seorang personil kantor!
4. Uraikan tugas dan tanggungjawab personil kantor level tengah (middle management)!
5. Buatkan  skema  atau  bagan  langkah-langkah  pengadaan  personil kantor!