lanjutan E. Menganalisis Manajemen Persediaan dalam Bisnis Ritel

 
1.         Maksud Persediaan
Maksud dari perencanaan persediaan adalah untuk memudahkan proses dalam transaksi bisnis ritel. Maksud adanya persediaan menurut Rangkuti (2004, p.2):
a)      Dibutuhkannya waktu untuk penyelesaian operasi, distribusi disebut persediaan dalam proses dan pemindahan.
b)      Setiap bagian membuat jadwal yang tidak terikat dengan bagian lainnya.
2.         Pengendalian Persediaan
Pengendalian persediaan merupakan suatu usaha untuk menyediakan bahan yang diperlukan dalam proses produksi yang dilakukan oleh perusahaan dengan mengeluarkan keputusan-keputusan agar dapat meminimalkan risiko. Tujuan perusahaan melakukan pengendalian ini yaitu untuk mengontrol alur proses maupun transaksi yang terjadi di dalamnya dapat berjalan dengan baik dan benar. Apabila terjadi suatu penyimpangan dalam proses produksi maka akan mengakibatkan adanya selisih antara jumlah dan nilai persediaan. Persediaan teoritis merupakan suatu perhitungan persediaan masukan dan keluaran yang didasarkan pada konsep keseimbangan dinamis. Sedangkan persediaan aktual merupakan jumlah persediaan yang tersedia setelah dilakukannya proses arus barang.
Merchandising harus melakukan pencatatan (recording) terhadap setiap proses yang sedang terjadi karena adanya perbedaan di antara nilai harapan dengan keadaan yang sebenarnya. Kegiatan pencatatan ini dilakukan agar dapat mencapai kondisi di mana persediaan sesuai dengan yang diharapkan. Merchandise telah menangani banyak usaha dan item dalam proses produksi. Dengan demikian, perlu dilakukan pengadministrasian yang baik dan rapi. Pada saat ini, untuk menangani dan mengendalikan persediaan haruslah memakai komputer. Pencatatan dengan komputer ini akan memberikan kemudahan bagi penggunanya, karena stok dapat dilihat melalui sistem dan dengan mudah dapat dicocokkan dengan buku maupun stok riil di lapangan. Apabila dalam hasil laporan dari sistem dan buku memiliki kesamaan maka gross margin teoritis dan aktual akan memilki kesamaan. Bagi grocery retailer, keadaan ini sangat jarang terjadi karena pada item barang terjadi selisih persediaan yang disebabkan oleh kesalahan administrasi, pencurian, dan lain sebagainya.
3.         Pentingnya Pengendalian Persediaan dalam Usaha Ritel
Menurut Truboly (2006) bisnis ritel pada saat ini adalah bisnis yang menyenangkan. Pada zaman dahulu binis ritel masih menjalankan sistem tradisional. Pada masa
sekarang ini sudah terdapat dukungan teknologi yang baik. Oleh karena itu, perlu adanya sistem manajemen persediaan untuk mengelola persediaan. Arti penting manajemen persediaan:
a)      Aliran  barang  lebih  terkontrol  dan  terkendali  dengan   baik   tanpa   mengganggu operasional yang lainnya.
b)      Menjamin barang tetap ada jika dibutuhkan konsumen. Konsumen akan merasa puas apabila mereka mendapatkan barang yang mereka inginkan. Kepuasan tersebut akan menimbulkan loyalitas terhadap perusahaan.
c)      Menekan barang-barang yang memiliki pergerakan barang yang lambat. Dengan penekanan tersebut perusahaan akan terhindar dari kebangkrutan karena barang tidak laku.
d)       Meminimalkan risiko kosong stok. Adanya barang-barang yang ada di gudang membuat perusahaan akan aman dari kekurangan stok. Hal ini juga merupakan antisipasi apabila pemasok telat dalam memasok barang ke perusahaan. Menganalisis Teknologi dalam Bisnis Ritel
Kini bantuan teknologi untuk berbagai aktivitas keamanan operasi ritel sudah sangat banyak. Peritel bisa mendapatkan berbagai peralatan yang paling sederhana hingga yang sangat mutakhir untuk mengamankan toko dan operasinya. Beberapa di antaranya adalah menggunakan sistem keamanan elektronik, kaca pengaman (security mirror), atau bahkan kamera cctv dan sistem tag (tag system). Semua bisa digunakan sebagai alat bantu pengawasan toko yang tentunya disesuaikan dengan kebutuhan format ritelnya. Sebuah sistem cctv (close ciscuit tv) akan memberikan informasi siapa, kapan, serta tindakan apa yang dilakukan orang yang masuk ke dalam toko. Kaca pengaman (security mirror) akan membantu mengurangi blind spot serta mengurangi nilai jelek pengutil. Tag system bisa digunakan sebagai pengawas “tidur” dan secara otomatis akan memberikan tanda bila ada orang yang tidak bertanggung jawab.
Penggunaan aplikasi teknologi informasi ini sangat penting dalam dunia bisnis, khususnya dalam industri ritel karena bisa membantu meningkatkan efisiensi operasional dalam menjalankan sebuah bisnis, meskipun penggunaan teknologi informasi ini hanya sebagai perantara saja.
1.         Pengertian Teknologi Informasi
Yolanda (2011) menyatakan bahwa Teknologi Informasi adalah kemampuan proses elektronikal dalam memasukkan proses input, penyimpanan, keluaran, penyampaian, dan penerimaan data dan informasi. Usaha Ritel adalah semua aktivitas yang melibatkan penjualan barang atau pelayanan pada konsumen akhir. Contoh dari aktivitas ini yaitu seperti peramalan permintaan dan penjualan, manajemen persediaan, manajemen toko, transportasi, dan lain-lain.
2.         Teknologi Informasi dalam Usaha Ritel
Teknologi Informasi mempunyai peran yang sangat penting dalam menjalankan sebuah bisnis, karena dengan menggunakan teknologi informasi ini bisa membantu meningkatkan efisiensi dalam mengoperasikan sebuah perusahaan untuk mencapai hasil yang lebih akurat. Meskipun teknologi informasi ini hanya sebagai perantara saja dalam menjalankan sebuah bisnis.
Dalam bisnis ritel sudah banyak teknologi yang berkembang untuk memudahkan
transaksi dengan konsumen ataupun administrasi dalam perusahaan ritel itu sendiri. Beberapa teknologi yang sudah lazim digunakan dalam bisnis ritel adalah sebagai berikut (Levy dan Weitz, 2004):
a.                 Electronic Data Interchange (EDI)
Electronic Data Interchange (EDI) adalah suatu alur informasi bisnis yang digunakan dalam pertukaran data antaraplikasi dan antarorganisasi yang terintegrasi antara satu komputer dan komputer lainnya. Electronic Data Interchange (EDI) ini banyak digunakan dalam hubungan antara perusahaan dan supplier-nya untuk melakukan pertukaran informasi persediaan yang berada di perusahaan baik di dalam gudang maupun dalam display (inventory on hand). Teknologi informasi ini juga digunakan untuk melakukan pemesanan barang yang dibutuhkan oleh perusahaan ritel, untuk pemberitahuan pengiriman barang yang dipesan perusahaan, untuk penerimaan barang dagangan dan sebagainya. Dengan menggunakan Electronic Data Interchange (EDI) ini maka sebuah perusahaan ritel  akan lebih mudah melakukan pengaturan persediaan barangnya. Hanya dengan memasukkan data barang yang dibutuhkan ke dalam sistem EDI ini maka data tersebut akan langsung terhubung ke komputer perusahaan vendor, ke komputer gudang dan juga ke manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan.
Manfaat menggunakan Electronic Data Interchange (EDI) (Levy dan Weitz, 2004):
1)   Adanya penghematan biaya dalam proses transaksi, misalnya dalam pembayaran peralatan dalam bisnis ritel.
2)   Adanya penghematan waktu dalam proses transaksi, dalam proses transaksi untuk pemesan dan sebagainya biasanya menggunakan kertas dan dilakukan secara tertulis manual tapi dengan menggunakan Electronic Data Interchange (EDI) maka transaksi dalam kertas dapat digantikan secara elektronik.
3)   Meminimalkan kesalahan, dalam melakukan pemesanan barang sering kali terjadi kesalahan dikarenakan kurang jelasnya pemesanan dalam kertas karena tulisan setiap orang yang berbeda sehingga dapat memunculkan persepsi yang berbeda, dalam menggunakan Electronic Data Interchange (EDI) apa yang dikirimkan oleh perusahaan kepada supplier akan sama sehingga kesalahan dapat diminimalkan, jika terjadi kesalahan mungkin hanya dikarenakan kesalahan pengiriman barang bukan dari kesalahan pemesanan barang.
4)   Respons yang lebih cepat dibandingkan pemesanan dengan kertas karena pemesanan dengan ketas membutuhkan waktu lebih lama untuk pesanan sampai ke tangan supplier dibandingkan dengan Electronic Data Interchange (EDI). Dengan menggunakan EDI maka data yang dikirim langsung diterima dalam waktu bersamaan.
5)   Pelaksanaan penyediaan persediaan akan lebih mudah karena barang yang dibutuhkan untuk persediaan dengan mudah dipesan oleh perusahaan.
6)  
Memiliki kemampuan untuk menyimpan data dengan baik sehingga segala sesuatu yang sudah pernah dilakukan masih dapat dilihat sebagai bukti dari pemesanan dan penerimaan.
7)    Ada beberapa kegagalan dalam keamanan dalam menggunakan
Electronic Data Interchange (EDI) yaitu misalnya kehilangan data, dalam menghindari hal tersebut perusahaan dapat melakukan beberapa hal untuk mencegah yaitu orang yang melaksanakan transaksi dalam Electronic Data Interchange (EDI) sudah memiliki izin untuk melakukan permintaan.