bab 4 sistem informasi ritel

 

Bab 4 Sistem Informasi Retail

A. Pengertian Sistem Informasi Retail

 

Dalam bisnis ritel atau disebut juga eceran dilakukan pencatatan dalam arus barang untuk memberikan informasi secara terperinci mengenai keluar masuknya barang dalam

inventory. Dengan dilakukan pencatatan maka dapat mengendalikan dan mengawasi barang yang masuk maupun barang yang keluar secara akurat dan tepat.

Penggunaan sistem informasi yang tepat dapat membantu mempersiapkan informasi yang akurat. Dengan perkembangan bisnis yang semakin ketat, untuk dapat bersaing secara kompetitif maka perusahaan retail perlu mempertimbangkan penggunaan sistem informasi. Sistem informasi ritel adalah sistem yang berbasis pada pemanfaatan teknologi dalam menunjang kegiatan perusahaan.

Sistem Informasi Ritel (SIM Ritel) adalah suatu sistem informasi yang dikembangkan dengan menggunakan pendekatan yang berbasis pada pemanfaatan teknologi terpadu peralatan sistem mekanisasi pengolah data sebagai penyedia informasi untuk menunjang semua aspek kegiatan yang berhubungan dengan operasional, manajemen, analisis maupun dalam hal pembuatan keputusan.

Secara umum struktur SIM Ritel tidak berbeda dengan sistem informasi manajemen lainnya, meliputi:

1.         Tingkatan informasi untuk proses transaksi, dalam hal ini fungsinya adalah sebagai

inquiry response. Tingkatan ini biasanya menjadi tanggung jawab dari staf atau clerk.

2.         Tingkatan informasi untuk perencanaan operasional, pengendalian dan pengambilan keputusan. Informasi yang berkaitan dengan kegiatan operasional setiap harinya dibutuhkan oleh Lower Management yang berada pada tingkatan ini untuk pengambilan keputusan.

3.         Tingkatan informasi untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan. Pada tingkatan ini Middle Management membutuhkan informasi yang datangnya dari tingkat perencanaan operasional maupun informasi dari luar lingkungan perusahaan seperti informasi tentang pesaing. Informasi tersebut nantinya akan menjadi dasar pembuatan rencana taktis perusahaan contohnya pembuatan anggaran maupun pengambilan keputusan seperti penentuan jenis dan harga barang.

4.         Tingkatan informasi untuk perencanaan strategi, kebijakan, dan pengambilan keputusan. Tujuan dan arah perusahaan ditentukan oleh Top Management. Karena itu informasi yang berkaitan dengan kinerja perusahaan dan keadaan lingkungan luar perusahaan perlu dimiliki oleh tingkat ini demi kemajuan perusahaan.

Untuk membangun suatu Sistem Informasi Ritel dibutuhkan beberapa elemen, meliputi:

1.         Perangkat keras

2.         Perangkat lunak

3.         Database

4.         Manual procedur

5.         Petugas pengoperasian sistem

Jadi bisnis retail tidak bisa terdiri dari satu kegiatan saja. Setelah mengetahui definisi Manajemen dan Retail maka bisa dirumuskan manajemen retail adalah pengaturan keseluruhan faktor-faktor yang berpengaruh dalam perdagangan retail, yaitu perdagangan

langsung barang dan jasa kepada konsumen. Faktor-faktor yang berpengaruh dalam bisnis retail adalah place, price, product, dan promotion yang dikenal sebagai 4P.

Retailtech Japan

 

 

 

                  B. Elemen-Elemen Sistem Informasi Ritel

Menurut O’Brien dan Marakas (2010) menyebutkan terdapat elemen sistem informasi manajemen ritel, meliputi:

1)         Perangkat keras yaitu merupakan bagian fisik dari suatu teknologi, misalnya komputer, bagian dari perangkat keras merupakan bagian fisik dari komputer yang bisa dilihat, disentuh.

2)         Perangkat lunak yaitu merupakan bagian data yang disimpan secara digital, tidak bisa dilihat bukti fisiknya.

3)         Database yaitu merupakan sekumpulan software atau berbentuk data yang disimpan secara digital.

4)         Manual procedure yaitu merupakan langkah dalam melakukan sesuatu, sehingga mempunyai kejelasan dalam melakukan sesuatu.

5)         Petugas pengoperasian sistem yaitu petugas yang bekerja dalam pengoperasian sistem. mereka bekerja sesuai job description dan SOP tertentu.

Elemen-elemen di atas berinteraksi dalam suatu sistem yang saling terkoneksi untuk membentuk jaringan informasi. Dalam memetakan kebutuhan informasi yang diperlukan perusahaan maka terdapat beberapa jaringan interkoneksi antara beberapa bagian berikut ini.

Gambar 4.1 Arus Informasi dan Arus Barang dalam Industri Ritel Sumber: Levy & Weitz, 2004 (dalam Utami 2010, p.167)

Dalam proses ini sistem informasi memberikan bantuan untuk pelaksanaan kegiatan retail dalam memberikan pelayanan terbaik untuk pelanggan usaha retail. Proses penyediaan barang merupakan sistem yang terintegrasi antara konsumen, usaha retail dan

supplier-nya. Proses yang dijelaskan dalam gambar alur informasi dan barang dagangan (gambar di atas) memberikan penjelasan atas rangkaian dari keinginan konsumen hingga akhirnya perusahaan ritel menyediakannya. Menurut Utami (2010, p. 167) rangkaian pesan informasi sepanjang sistem dan dapat dijelaskan sebagai berikut:

a)         Informasi atas pembelian barang dari konsumen dicatat dalam terminal POS (Point of Sales). Data ini akan dikirimkan ke bagian pembelian atau perencanaan. Informasi yang masuk diterima dan dimasukkan sebagai bagian perencaaan untuk melakukan pembelian tambahan ataupun membuat keputusan mark down ( pemberian diskon ).

b)         Informasi pembelian barang juga secara khusus akan diterima oleh komputer pedagang ritel, yang memberikan informasi untuk melakukan pemesanan dan dikirim pada toko dengan suatu sistem server yang disebut pertukaran data elektronik (Electronic Data Interchange = EDI). Data yang dipertukarkan antara bagian ini dapat berupa dokumen bisnis, yang berasal dari pedagang ritel ke penjual, dan sebaliknya. Dengan demikian, untuk suatu barang yang sudah diorder secara rutin, akan dapat dilakukan pemesanan secara otomatis.

c)         Kemudian bagian pembelian atau perencanaan melakukan komunikasi dengan vendor atau penjual untuk konfirmasi pemesanan barang. Dalam taraf ini biasanya ditentukan tanggal pengiriman, syarat maupun termin pembayaran.

d)        Pembeli atau perencanaan kemudian memberikan informasi itu kebagian distribusi untuk melakukan koordinasi aktivitas pengantaran.

e)         Para manajer toko juga dapat melakukan komunikasi dengan pusat distribusi meminta pengantaran dan memeriksa status persediaan.

Lebih lanjut pembahasan mengenai terminologi dan penggunaan EDI dan POS akan dijelaskan pada bagian lain dari modul ini.

Sistem informasi yang baik akan mampu mengoordinasi mulai dari bagian pembelian dan penyediaan, yang memungkinkan adanya keuntungan dari peluang pembelian khusus dengan jumlah tertentu. Di sisi lain, dengan data pelanggan yang tepat maka akan dapat menurunkan biaya operasional yang memotong biaya penyimpanan, biaya transportasi, dan biaya overhead lainnya.